Set-Up-Phase: Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Implementierung

In der Set-Up-Phase unterstützen wir Sie mit den vier Arbeitspaketen „Projektorganisation“, „Fit-Analyse“, „Gap-Analyse / Sollkonzepte“ und „Implementierungsplan“:

1. Projektorganisation

Im Arbeitspaket „Projektorganisation“ stehen die Definition der Aufbau- und Ablauforganisation für das Projekt sowie das Projektmarketing im Vordergrund. Das Ergebnis sind klare Rahmenbedingungen und Spielregeln für Ihr ERP-Projekt.

Dell Services unterstützt Sie bei der „Projektorganisation“ mit folgenden Leistungen:

Projektvorgehensweise und -methodik
- Template und Roll Out
- Best Practices
- Nutzenpotenziale
- Abstimmung der Projektdokumentation
- Enge Abstimmung mit der Projektleitung
Detaillierte Ressourcen-, Zeit- und Meilensteinplanung für die Projektphase Set Up
Projektdokumentation
Projektcontrolling

2. Fit-Analyse

Im Arbeitspaket „Fit-Analyse“ erheben und bewerten wir die Grundzüge der Strukturen, Prozesse und Systeme. Auf Basis Ihrer strategischen Geschäftsziele prüfen wir, inwiefern Best-Practice-Ansätze auf Ihr Unternehmen übertragbar sind und zu deutlich mehr Prozesseffizienz beitragen können. Als Ergebnis der Fit-Analyse liegen fundierte Erkenntnisse zu Stärken und Schwächen in den Strukturen, Prozessen und IT-Systemen vor. Die mögliche Umsetzung von Best-Practice-Szenarien für kritische Prozesse wird in einer abgestimmten Fit-Matrix dargestellt. Sowohl Management als auch Projektteam unterstützen den Best-Practice-Ansatz.

Dell Services unterstützt Sie bei der „Fit-Analyse“ mit folgenden Leistungen:

Workshop „Unternehmensstrategie“ (inkl. Kernkompetenzen und Kernprozesse)
Dokumentation der Ergebnisse des Workshops „Unternehmensstrategie“ und Ableitung erster strategischer Aussagen für die IT
Festlegung der zu betrachtenden Haupt- und Schlüsselprozesse
Erhebung und Bewertung der allgemeinen Aufbauorganisation sowie der Strukturen in Vertrieb, Fertigung, Lager und Distribution
Analyse des Produktportfolios und der Produktstrukturen
Erhebung und Bewertung der Prozesslandschaft
SWOT-Analyse bezogen auf Prozesse, Organisation und IT-Unterstützung
Auswahl der geeigneten Best-Practice-Prozesse (auf der Wissensbasis von Perot Systems und SAP basierend)
Fit-Workshops zur Abstimmung der Eignung der Best-Practice-Prozesse für das Unternehmen
Daten- und Systemcheck (Basis für Migrations- und Integrationskonzept)
- Ist-Analyse der im Einsatz befindlichen Hardware
- Ist-Aufnahme der im Einsatz befindlichen Software
- Analyse der Ist-Daten (Struktur, Qualität)
- Bewertung des Ist-Zustandes

3. Gap-Analyse / Sollkonzepte

Im Arbeitspaket „Gap-Analyse / Sollkonzepte“ werden basierend auf den (freigegebenen) Ergebnissen der Fit-Analyse Prozessanpassungen anhand von Best-Practice-Beispielen erarbeitet und für spezifische Prozesse neue Sollprozesse modelliert. Ergebnis dieses Arbeitspaketes ist, dass der Bedarf an Change Management, Soll-Prozessen und -Konzepten sowie KPIs und Potenzialen definiert und abgestimmt ist.

Für Best-Practice-relevante Prozesse wird eine Gap-Analyse durchgeführt, um die wesentlichen Unterschiede hinsichtlich Prozessübereinstimmung und Funktionsabdeckung festzustellen. Für die identifizierten Unterschiede werden durch das Projektteam Lösungsansätze erarbeitet und verabschiedet. Für die nicht Best-Practice-relevanten Prozesse wiederum werden auf der Basis einer gründlichen Prozessanalyse standortübergreifend Sollprozesse modelliert und für maßgebliche Aspekte grobe Sollkonzepte definiert

Dell Services veranschaulicht die umzusetzenden Strukturen, Prozesse und Konzepte für das Projektteam durch den Aufbau von Prototypen und macht sie dadurch für Kunden transparent und nachvollziebar. Zudem werden Change-Management-Bedarfe (für Prozesse, Organisation, Qualifikation) und Potenzialfelder abgeleitet, zu erwartende Ängste und Widerstände identifiziert und ein umfassendes Change-Management-Konzept erarbeitet.

In einem Gesamtkonzept werden die modellierten Sollprozesse, die festgelegten Organisationsstrukturen und Sollkonzepte sowie die hierfür empfohlene IT-Landschaft dokumentiert. In einer IT-Landkarte werden die hierfür erforderlichen Komponenten und Module aus dem SAP-Produktportfolio dargestellt und notwendige Schnittstellen und Migrationen konzipiert und beschrieben.

Im Rahmen der Gap-Analyse / Sollkonzepte wird eine Potenzialanalyse durchgeführt. Hierbei stehen im Vordergrund:

Prozessbewertung (inkl. Quantifizierung der Effizienzsteigerungspotenziale)
Definition von KPIs zur Quantifizierung und Bewertung der Nutzenpotenziale
Identifikation von Quick-Wins und Anstoß von Sofortmaßnahmen
Vertiefende Analysen zur Quantifizierung der Potenziale (u.a. Tätigkeitsstrukturanalysen, Reichweiten-Analysen, Analyse der Prognose-Genauigkeit, Durchlaufzeitanalysen, Analyse Servicegrad, …)
Abstimmung der Potenziale mit den Verantwortlichen im Unternehmen
Zusammenführung zu erreichender Potenziale

4. Implementierungsplan

Zentraler Schwerpunkt im Arbeitspaket „Implementierungsplan“ ist die Festlegung des Implementierungsumfangs, der Meilensteine und der Kosten. Das Ergebnis ist ein Stufenplan für die Implementierung (Inhalt, Zeit, Aufwand). Im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Risikoanalysen werden die entstehenden Kosten den erwarteten Nutzenpotenzialen gegenübergestellt sowie die Investitionsrisiken bewertet. Gegebenenfalls ist auch ein Vergleich unterschiedlicher Implementierungsumfänge erforderlich.

Dell Services unterstützt Sie beim „Implementierungsplan“ mit folgenden Leistungen:

Festlegung und Abgrenzung des Implementierungsumfangs (Scope)
Planung der Change-Management-Maßnahmen
Festlegung der Projektphasen/Implementierungsstufen für die verschiedenen Länder, Unternehmen und Werke
Ausarbeitung eines detaillierten Zeit- und Meilensteinplans
Kalkulation der Beratungskosten
Bei freigegebenen Entwicklungen: Abschätzung der Entwicklungsaufwände
Übersicht der zu erwartenden qualifizierten und quantifizierten Potenziale
ROI-Ermittlung und Wirtschaftlichkeitsberechnung
Übersicht der zu erwartenden Gesamtkosten
Risikoanalyse